Cuando vamos a realizar una rueda de prensa, el principal objetivo es comunicar y dar difusión a una noticia o evento. Por lo que, para que esta se lleve a cabo de manera adecuada, vamos a dar unos consejos para organizar ruedas de prensa y obtener la mayor calidad posible.
¿Como organizar ruedas de prensa?
- Guión: Pese a que sea una rueda de prensa lo que vamos a realizar, la mejor opción es preparar un guión. El argumento puede ser escrito palabra por palabra o simplemente anotar unas pequeñas ideas a exponer, estableciendo un orden de temas.
- Buscar fecha adecuada: Si el mensaje se va a retransmitir, tenemos que ser conscientes de la disponibilidad de los medios. Por ello, debemos de saber si otros medios de comunicación van a comunicar alguna noticia importante. Y, por lo tanto, intentar enterarnos del día y de la hora para no pisarnos.
- Mañana: llevar a cabo una rueda de prensa por la mañana tiene mejor rendimiento que una convocatoria por la tarde, ya que la hora principal de trabajo es por la mañana. Además, el periodista tiene todo el día para redactar la nota de prensa.
- Ubicación: El espacio donde se va a llevar a cabo la convocatoria es importante. En primer lugar, para que puedan entrar en la sala todos los medios de comunicación. Por otro lado, debe ser un punto accesible, tanto para personas minusválidas como para que los reporteros no tengan que desplazarse muy lejos para acudir a la convocatoria. De la misma manera, debemos tener en mente la posibilidad de que la habitación se pueda personalizar fácilmente, a través de la colocación de vinilos o paneles.
- Enviar un Save The Date: explicando a los medios qué es lo que se va a presentar o de lo que se va a hablar en la misma. Explicando, además, la hora y la ubicación.
- Dosier de prensa: se puede crear cierto contenido para entregar a los periodistas con fotos del producto, características principales, etcétera. Este material les servirá para editar la noticia.
- Fotos: los medios de comunicación que acudan tomarán fotos y realizarán vídeos, por lo que debemos tener una buena iluminación. O incluso colocar un photocall para que los asistentes tengan un lugar donde hacerse fotos. Esto también te servirá para hacer publicidad a tu marca.
Como consejo extra, recomendamos anunciar que se podrán hacer preguntas una vez haya terminado la exposición del tema principal para que puedan preparar dichas preguntas. En algunos casos, se pueden establecer preguntas cerradas, si bien esta no es la mejor opción porque causa cierto malestar.
En nuestra empresa ya hemos llevado a cabo muchas entrevistas y somos expertos en el tema. Aparte, estos consejos para organizar ruedas de prensa son algo que llevamos mucho tiempo aplicando en nuestro negocio. El tiempo y haber cometido muchos fallos nos ha dado una dilatada experiencia en temas audiovisuales y de entrevistas.
