RUEDA DE PRENSA
Gestiona tus ruedas de prensa de forma profesional
Preparar una rueda de prensa no deja de ser como cualquier otro proceso de organización de eventos.
Requiere de un exquisito cuidado en la presentación, el contenido y los detalles. Solo así se conseguirá que el público se lleve una imagen favorable del acto en sí y de lo que en él se ha querido transmitir. La mejor manera de conseguir que todo esté en orden es acudiendo a profesionales. En ABCésar Group preparamos todo a la perfección: desde el contenido y los equipos audiovisuales hasta la decoración, pasando por el escenario, los acordes, la retransmisión, el catering y el personal.
¿Cómo se procede a organizar una rueda de prensa?
Si bien cada evento es distinto, existe una serie de procedimientos habituales que toda empresa organizadora de eventos debe conocer, a la hora de gestionar una rueda de prensa. Toda la información recabada se difundirá en los correspondientes medios de comunicación:
- Planificar con cuidado tanto la fecha como la hora. No solo hemos de considerar nuestro propio horario, también el de los periodistas que vayan a acudir. Además, es importante que el evento no coincida con otros similares que puedan restar trascendencia al nuestro.
- Elegir un lugar que guarde relación con el tema que vayamos a tratar. También tiene que ser fácilmente accesible, a ser posible sin problemas de aparcamiento. Procuremos que esté bien acondicionado en lo que se refiere a sonido, mesas, iluminación, etc. Aunque se puede celebrar la reunión en nuestra propia empresa, es muy frecuente alquilar un local ya preparado para estos fines.
- Cuando vayamos a enviar la convocatoria, pensemos que hemos de hacerlo con la suficiente anticipación. Un buen momento suele ser dos semanas antes de la celebración, así damos tiempo a que el invitado confirme o no su asistencia. No demos demasiada información, así despertaremos la curiosidad de la prensa.
- Hay que encargarse de diseñar un material informativo que se pueda repartir a los medios de comunicación. No olvidemos habilitarlo en soportes digitales para los periodistas que no hayan podido acudir.
- Los detalles son siempre importantes. Solicitemos un servicio de catering para los asistentes. Puede consistir en un pequeño espacio para alimentación.
- Grabar vídeos y sacar fotografías de la reunión para enviar el material a los medios de prensa. Haciéndolo personalmente evitaremos malentendidos y facilitaremos que nuestra voz se escuche claramente. No olvidemos mostrar siempre el logo de la empresa y otros signos distintivos.
- Cada evento tiene su propia duración. No obstante, lo normal es que estas conferencias duren de 15 a 25 minutos. Recordemos, eso sí, que, tanto al inicio como al final, dar las gracias cordialmente a los asistentes. Una acción que podemos repetir por correo electrónico.
Importancia de realizar una Rueda de Prensa
Es una forma eficaz de llegar al público por su impacto.
El valor publicitario, que permite cuantificar el coste de un anuncio en los medios que asisten al acto, puede ser un valioso aliado de cara a conseguir una mejor difusión del acto.
La copia del comunicado de prensa, creada en función de los criterios de optimización, puede mejorar la visibilidad online. El nivel de cobertura que brindan estas conferencias suele tener una gran relevancia a efectos de visitas. A medio y largo plazo, esto puede ayudar a mejorar el tráfico de la página web.
Las conferencias de prensa repercuten en las expectativas de ventas con una buena estrategia de planificación de estos comunicados.
