AGENCIA DE EVENTOS CORPORATIVOS
Como agencia de eventos corporativos, en el presente artículo, hablaremos de todo lo que rodea a este sector empresarial.
Este tipo de evento supone una herramienta estratégica de comunicación para muchas empresas a la hora de potenciar su imagen de marca o presentar un nuevo producto o servicio.
Un evento corporativo es diferencial a la hora de dar visibilidad a tu compañía y te ayuda a mejorar su reputación.
Organización de eventos corporativos
Cuando planificamos un evento corporativo, debemos cuidar con mimo los siguientes aspectos:
Determinar los objetivos
Debemos establecer cuál es el principal objetivo por el cual vamos a llevar a cabo el evento para poder asegurar que sea exitoso.
En el momento de establecer los objetivos, estos tienen que ser evaluables, medibles y concisos para ser capaces de medir el resultado y que, además, nos ayudarán a preparar y desarrollar el evento.
Determinar la fecha
Uno de los aspectos clave para organizar un evento corporativo es la época del año adecuada para que no coincida con periodos de mucho trabajo y vacacionales, ya que esto puede influir negativamente en el número de asistentes.
El día y la hora son condiciones necesarias y determinantes en cuanto al tipo de evento se refiere.
Definición del público objetivo
Una selección segmentada con previa organización a la hora de escoger los invitados es clave para que podamos asegurar el éxito del evento, puesto que no todos los eventos demandan el mismo tipo de público.
Fijar el presupuesto
Una de las ventajas de contar con una agencia de eventos corporativos es que tienes a tu disposición asesores especializados a la hora de determinar el presupuesto de los pequeños detalles.
Hay que tener en cuenta que la suma de todos estos detalles van sumando tanto al presupuesto como a la calidad del mismo.
Escoger la ubicación adecuada
Escoger una buena ubicación que reúna todo lo necesario marcará la diferencia. Es verdaderamente importante elegir un lugar bien conectado, de fácil acceso y que permita a los asistentes aparcar con facilidad.
Además de esto, hay que tener en cuenta la posibilidad de mover el catering del interior al exterior o viceversa, en función de las condiciones climatológicas.
Solicitud de permisos
Es necesario solicitar permisos para definir aspectos como el horario o el volumen de la música, normativas de seguridad o los requisitos que debemos tener en cuenta de aquellos alimentos que vayamos a servir a los asistentes del evento.
La agencia de eventos se encargará de tener todo esto bajo control.
Planificación con tiempo
La planificación de los tiempos es clave: desde el horario de las personas que intervendrán en cada momento, hasta todas las actividades que tendrán lugar. También hay que tener en cuenta la contratación de los elementos y servicios complementarios con antelación, pues estos determinarán que el evento sea exitoso o no.
Recomendamos que tanto la contratación de la ubicación como la del catering se haga por lo menos con dos meses de antelación.
Comunicación y difusión del evento
Definir una estrategia de comunicación para difundir el evento es muy importante. Es necesario desarrollar una campaña orientada al público objetivo o simplemente comunicar a clientes a través de invitaciones.
En este sentido, podemos apoyarnos en múltiples canales de comunicación, como pueden ser las RRSS, envío de newsletter, prensa especializada o mediante emails personalizados.
Disponer de un equipo organizador
Normalmente, a una sola persona puede resultarle difícil y estresante organizar un evento. Por ello, es conveniente contar con un equipo especializado que planifique y ponga su experiencia de la mano del cliente.
Este equipo también podría estar compuesto por personas de la propia empresa organizadora, apoyándose en una agencia de eventos corporativos.
Análisis del evento
Es necesario medir el impacto que ha tenido el evento tras haber definido los objetivos medibles. Gracias a esto, podemos evaluar la asistencia, la efectividad, posibles contactos, oportunidades de negocio, etc.
Coordinación de eventos corporativos
Online
Los eventos en línea nos permiten crear experiencias disruptivas e innovadoras para destacar sobre nuestra competencia, generar confianza con nuestro público objetivo y conectar de una manera muy personal.
Presencial
En cuanto a los eventos presenciales, debemos ser muy exhaustivos a la hora de la coordinación de todas las partes implicadas.
Todos los detalles cuentan, ya que estamos exponiendo nuestra marca al público objetivo.
Híbrido
Un evento híbrido se lleva a cabo en un espacio físico con un aforo más limitado, al que pueden asistir otros invitados de telemáticamente.
Cada vez son más relevantes gracias a las tecnologías emergentes y disruptivas.
Algunos ejemplos de eventos corporativos
Son muchos los tipos de eventos corporativos que se pueden llevar a cabo, siempre con un componente social y empresarial muy importante, donde la buena organización integral del evento será la clave para el éxito.
En ABCesar registramos cualquier tipo de evento empresarial, institucional o corporativo, como aniversarios de empresa, seminarios, exposiciones, ferias para lanzamientos de productos, workshops e, incluso, conciertos y festivales para convenciones anuales.
En definitiva, como agencia de eventos corporativos especializada, podemos ayudarte a llevar a cabo todo tipo de acciones que dejen huella en tus clientes actuales o potenciales.
